(For our Spanish speaking readers, from our Latin American expert…)

Todo el tiempo escuchamos por todos lados la importancia de implementar procesos en las empresas para tener una empresa estandarizada, profesionalizada y que no dependa del dueño o de ciertas personas clave. Sin embargo, hablando de las PYMES y de la realidad en cuanto a la implementación de procesos, surge una gran incertidumbre en cuanto a cómo implementar de manera efectiva procesos en una PYME. En realidad es como un agujero negro, si bien la mayoría de las personas pudieran tener una idea de lo que es implementar un proceso, a la hora de hacerlo en sus empresas, la mayoría únicamente obtiene frustraciones al tratar de hacerlo o en el mejor de los casos buenos resultados en el corto plazo y decepción en el mediano y largo plazo.

La realidad es que efectivamente los procesos bien implementados en una empresa pueden ser una enorme bendición, una verdadera liberación y la base principal, el soporte, la estructura sobre la cual se podrá construir una “casa”, en este caso una empresa exitosa y que perdure.

Recientemente trabajando con un Cliente estábamos revisando los procesos que se venían documentando desde hace meses en la empresa y nos dimos una sorpresa, los procesos tenían varios errores y detalles que había que corregir. A continuación voy a darles las bases, lo básico y los puntos más importantes que hay que considerar para realmente implementar procesos de manera exitosa en una PYME y obtener resultados extraordinarios.

Yo les aseguro que si siguen estos pasos van a implementar de manera exitosa procesos en su empresa, pero tienen que seguir las pasos al pié de la letra, no se pueden saltar ninguno.

Antes de iniciar con los pasos es importante aclarar algo: los procesos son aburridos: seamos honestos, no hay mucha gente allá fuera en las PYMES que su pasión sea documentar procesos y mapearlos. Y es que en realidad, el proceso de documentar es bastante aburrido y es muy importante reconocerlo, es como las dietas, a nadie le gusta dejar de comer todas esas cosas que tanto le gustan, pero si quieres estar saludable, tendrás que hacer el sacrificio de hacerlo por tu salud. Lo mismo sucede con los procesos, los beneficios serán increíblemente buenos si se implementan con éxito, así que vale la pena el sacrificio.

Los 4 pasos para implementar con éxito los procesos en una PYME son:

1. Definir una lista de procesos críticos a documentar con responsables y  fecha de entrega: muy sencillo, en una hoja de Word o Excel se ponen 5 columnas: El nombre del proceso a documentar (solo los 5 más críticos para empezar), la persona responsable (solo puede haber un responsable), las personas que podrán participar en la documentación del proceso, OJO, solo son participantes, el responsable es solo uno, fecha compromiso para tener el proceso documentado y por último una columna para ir registrando los avances. Nadie nació sabiendo documentar procesos así que hay que entender que la gente irá aprendiendo poco a poco.

1. Utilizar el formato adecuado para documentar los procesos: esta parte puede parecer intrascendente pero no lo es, el formato a utilizar puede hacer toda la diferencia, existen muchas y variadas formas de documentar un proceso pero todas son la mezcla de 2 formatos principales: diagrama de flujo (cuadritos, triangulitos y flechitas) y un listado de los pasos del proceso. Yo personalmente utilizo una mezcla de los 2, donde al inicio del proceso se mapea de manera muy sencilla, MUY general y después se explica el proceso por pasos muy detallados. Aquí la gran recomendación es que busquen ayuda para definir el formato. Si nos mandas un mail, puedo proporcionarte el formato que nosotros utilizamos. En el último de los casos, si tienes que elegir para comenzar, utiliza el formato de listado de pasos no el de diagrama de flujo.

1. Documentar los procesos: es como las dietas, un día a la vez, poco a poco se tendrá que ir adquiriendo la disciplina en la empresa para dedicarle el tiempo a documentar procesos, revisarlos, mejorarlos, etc. Lo importante es comenzar a hacer, y si las personas en la empresa se comienzan a quejar, porque créanme que muchos lo harán, de que ahora tienen más trabajo que hacer, la respuesta es muy sencilla: documentar procesos es parte de tu trabajo, solo que no lo estabas haciendo antes y ahora se tiene que hacer. Aquí la recomendación es que las personas que van a documentar, agenden, es decir, bloqueen el espacio en su día para dedicarle a documentar procesos, es igual y más importante que cualquiera otra de sus funciones

1. Implementar los procesos: una vez que se terminan de documentar los procesos, la forma adecuada de implementarlos es capacitando a la gente y ¿cómo se hace esto?, muy sencillo, muy sencillo: se sientan todos los involucrados a leer el proceso en voz alta, cada quien leyendo la parte que le corresponde de cada paso del proceso. Aquí muy seguramente saldrán ajustes al proceso y esto es normal.

1. Revisar los procesos: esta es la parte más importante de todas!!!, es como las dietas, de nada sirve que te pongas a dieta 3 meses, si al final vas a dejar la dieta y vas a tener el famoso “rebote” y en un mes más vas a volver a tu peso anterior. De nada sirve documentar procesos si no se implementan y aquí el secreto es que se revisen continuamente, ¿qué significa esto? muy sencillo, muy sencillo, que cuando surja una duda respecto a una actividad que ya tenga un proceso documentado, siempre hay que referirse al proceso y revisarlo. Revisar cada 2 meses con el personal todos los procesos de la misma forma que el punto anterior, juntándose con los involucrados a que lean el proceso en voz alta. Después de 2 o 3 veces de hacer esto, la revisión se puede hacer cada 4 meses.